Los datos son el nuevo petróleo: ¿ya potencias tu infraestructura?

En Colombia y Latinoamérica, muchas organizaciones están sentadas sobre un “pozo de petróleo” que no saben aprovechar: sus propios datos. Bases de clientes, históricos de ventas, registros contables, reportes regulatorios y hasta la información que circula en los grupos de WhatsApp corporativos son activos que, mal gestionados, se convierten en riesgos legales o en oportunidades desperdiciadas.

La diferencia entre una empresa que sobrevive y otra que lidera radica en su capacidad para transformar datos en decisiones estratégicas. Hoy quiero mostrarte cómo convertir tu infraestructura de datos en una ventaja competitiva, sin importar si lideras una pyme o una gran organización.

Prometo guiarte con ejemplos reales, normatividad vigente y un enfoque práctico que te permitirá convertir tu información en el motor que impulse tu crecimiento.

Vivimos en una era donde repetir la frase “los datos son el nuevo petróleo” ya no es suficiente; lo crítico es preguntarse: ¿qué estoy haciendo hoy para refinar, proteger y aprovechar esos datos? En mi experiencia acompañando empresas colombianas desde 1988, he visto cómo la gestión de la información puede catapultar una organización… o convertirse en la piedra que arrastra hacia la quiebra.

Datos: del archivo muerto al tablero estratégico

Recuerdo a un cliente en Manizales, una empresa comercial con 30 años en el mercado. Tenían montañas de facturas, reportes de inventario y listados de clientes que nunca habían sido digitalizados. Cuando llegó la obligación de facturación electrónica y exógena DIAN, se vieron contra la pared: la información estaba, pero no era utilizable. La urgencia los obligó a buscar soluciones de organización, digitalización y control, y fue ahí cuando entendieron que sus datos eran un activo más valioso que el inventario mismo.

En contraste, empresas que ya habían implementado infraestructuras mínimas —bases de datos consolidadas, CRM, reportes BI— entraron a la nueva normatividad sin sobresaltos. La diferencia estuvo en la visión: unos entendieron antes que los datos no son solo un requisito, sino un recurso estratégico.

La mirada legal: no todo es “oro negro”

El petróleo sin control contamina. Lo mismo pasa con los datos. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre Habeas Data son claros: una empresa que recolecta, procesa y almacena información debe hacerlo con autorización, seguridad y responsabilidad. A esto se suma el régimen sancionatorio de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que ya ha impuesto multas millonarias a organizaciones que no protegieron adecuadamente la información personal.

En otras jurisdicciones, el GDPR europeo, el CCPA de California y la LGPD de Brasil marcan estándares globales de protección. No se trata solo de cumplir la ley: se trata de proteger la confianza del cliente. Porque ningún dato vale más que la reputación perdida tras un incidente de filtración.

La mirada estratégica: tres errores frecuentes en Colombia

1. Ver los datos solo como requisito contable o tributario.
   Muchas empresas creen que los datos existen para cumplir con la DIAN o el revisor fiscal. Ese es apenas el piso. Los datos, bien analizados, revelan patrones de compra, alertas de fraude, oportunidades de eficiencia.

2. No integrar las fuentes.
   Es común que el área de ventas use un Excel, el área contable un software aparte y la gerencia presente informes en PowerPoint. Esa fragmentación destruye valor. Una infraestructura de datos debe ser transversal y conectada.

3. Ignorar el talento humano detrás de los datos.
   De nada sirve invertir en servidores o en la nube si las personas que gestionan la información no entienden su relevancia. La cultura empresarial es el verdadero “refinador” del petróleo de los datos.

De la teoría a la práctica: infraestructura mínima para pymes y grandes empresas

No se necesita ser Google ni Microsoft para empezar a gestionar datos de manera inteligente. Desde mi experiencia, recomiendo un plan en tres niveles:

• Nivel básico: digitalización de documentos, uso de software contable y CRM, copias de seguridad.

• Nivel intermedio: integración de sistemas (ERP, POS, nómina electrónica), dashboards gerenciales, cumplimiento de normas SIC y DIAN.

• Nivel avanzado: analítica de datos en tiempo real, inteligencia artificial aplicada a ventas y clientes, modelos predictivos de riesgo.

Cada nivel abre nuevas oportunidades. Y lo más importante: cada nivel puede implementarse de forma escalonada, sin ahogar a la organización en sobrecostos.

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En mi libro de referencia sobre técnicas de atracción de clientes fríos, enseño que la venta no empieza en el discurso, sino en la información previa que tenemos del cliente. Lo mismo ocurre en las organizaciones: no puedes ofrecer la solución correcta si no conoces los datos que describen la necesidad real.

Empresas que han trabajado con nosotros en Organización Todo En Uno.NET han visto incrementos de hasta 40% en la efectividad de sus equipos comerciales al pasar de vender “a ciegas” a vender con inteligencia de datos: segmentación por hábitos de compra, georreferenciación de clientes, análisis de tickets de soporte.

En este punto, lo que parecía un “requisito administrativo” se convierte en ventaja competitiva.

Hace poco, una pyme del sector agrícola en el Eje Cafetero enfrentaba un problema: pérdidas constantes en su cadena logística y baja confianza de los compradores internacionales. Tras un diagnóstico, descubrimos que tenían la información, pero desordenada: registros de transporte en papel, controles de calidad en hojas sueltas y reportes manuales a clientes.

En seis meses, implementamos un sistema básico de integración de datos: digitalización, trazabilidad en línea y reportes automáticos. El resultado: reducción del 25% en pérdidas y la recuperación de dos clientes internacionales que habían perdido confianza.

La lección fue clara: los datos eran su petróleo, pero hasta que no construyeron su propia refinería, no pudieron vender su producto al precio justo.

¿Y tú? ¿Sigues viendo los datos como un problema administrativo o ya los estás usando como motor de crecimiento?

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