Su empresa puede despedirlo inmediatamente si presenta incapacidades falsas?

Imagine que un colaborador suyo llega con una incapacidad médica que, tras una rápida revisión, usted descubre que no corresponde a la realidad. Ese pequeño error o engaño puede desencadenar un serio problema para su organización. En Colombia, presentar incapacidades falsas no es solo una falta laboral sino que puede devenir en despido, sanciones e incluso responsabilidades penales. En este artículo abordamos por qué esto importa, cómo proteger su empresa y cómo convertir la conducta humana en una ventaja operativa. Prometo que al final tendrá claridad para actuar con firmeza, justicia y profesionalismo.

El contexto legal colombiano

Desde mi experiencia como consultor desde 1988, he observado que muchas organizaciones tienen lagunas en su conocimiento legal-laboral, lo que genera riesgos evitables. En Colombia, la presentación de incapacidades falsas está regulada por diversas normas:

• La Ley 100 de 1993 y el Decreto 780 de 2016 establecen los procedimientos para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general.

• El Código Sustantivo del Trabajo en su artículo 62 (numeral 15) contempla como causal de terminación del contrato la enfermedad o lesión que incapacite al trabajador por más de 180 días sin posibilidad de recuperación.

• En cuanto al engaño mediante documento falso, el Código Penal Colombiano, artículo 289, tipifica la falsificación de documento privado con penas que pueden ir de 16 meses hasta 108 meses de prisión en casos graves.

¿Qué significa practicar o recibir incapacidades falsas?

Para un empresario o gerente, esto tiene varias implicaciones:

• Un trabajador que presenta un documento de incapacidad médica que no corresponde a la realidad está incurriendo en un engaño hacia el empleador.

• Desde el punto de vista del sistema de seguridad social, hay recursos que se destinan a subsidios o pagos por incapacidad que podrían estar en riesgo de fraude. 

• Para la empresa, la presentación de una incapacidad falsa puede generar interrupciones en los procesos, carga administrativa, pérdida de productividad y riesgo reputacional.

¿Puede la empresa despedir al trabajador inmediatamente?

Sí — pero con ciertas condiciones que deben respetarse para que el despido sea válido y no se convierta en un riesgo para la empresa.

• Si se confirma que la incapacidad es falsa, la empresa está en todo su derecho de terminar la relación laboral con justa causa. 

• En estos casos no siempre es obligatorio adelantar un proceso disciplinario previo, a menos que el reglamento interno, pacto colectivo o convención laboral lo establezca expresamente. 

• Es esencial que la empresa tenga pruebas de la falsedad (por ejemplo, verificación con EPS, revisión del profesional que expidió el certificado) y que garantice el derecho de descargos al trabajador, para evitar demandas laborales por terminación injusta. 

¿Y las sanciones penales y administrativas?

Más allá del despido, existen consecuencias más profundas:

• En el entorno penal, quien falsifique un documento privado (como un certificado de incapacidad que sea inválido) puede enfrentarse a penas de prisión que varían entre 16 meses y 9 años (o 108 meses) en Colombia.

• En el ámbito laboral, la empresa puede imponer sanciones disciplinarias (llamados de atención, suspensiones temporales) si lo considera más conveniente al despido, y esto también demandará un procedimiento formal.

• Hay un componente de control interno que la empresa debe fortalecer: revisión, verificación de certificados, validación con EPS/IPS, y gestión del riesgo de absentismo y fraude.

Impacto estratégico para la empresa

Desde mi rol como consultor senior en administración y transformación organizacional, quiero que usted vea esto no solo como un tema legal-laboral, sino como un elemento estratégico:

• Productividad: Una incapacidad falsa rompe la cadena de valor — el trabajador ‘ausente’ genera costos y la empresa asume impactos operativos.

• Cultura organizacional: Si no se actúa, se envía un mensaje de permisividad que erosiona la disciplina y el compromiso.

• Sostenibilidad del talento: Un trabajador que abusa del sistema menoscaba la moral del equipo que sí está comprometido.

• Reputación: En mercados donde la cadena de suministros exige cumplimiento, una empresa con prácticas riesgosas puede perder contratos o verse sancionada por entidades de control.

Soluciones prácticas para proteger su organización

Aquí entra la filosofía de Organización Todo En Uno.NET: “Yo hago lo que usted no puede, y usted hace lo que yo no puedo. JUNTOS PODEMOS HACER GRANDES COSAS.” Con esa base, le propongo un plan de acción:

a) Políticas claras

• Redacte o actualice una política de incapacidades, ausencias y control disciplinario, donde se especifiquen las consecuencias de presentar certificados falsos.

• Asegúrese de que todos los empleados la conozcan y firmen acuse de recibo.

b) Verificación sistemática

• Establezca procedimientos de validación de incapacidades médicas: verifique con la EPS o la ARL si el caso lo requiere.

• Lleve registro interno de incapacidades recurrentes, días acumulados, patrones inusuales.

c) Formación y comunicación

• Realice campañas de sensibilización sobre las consecuencias legales y laborales de la falsificación.

• Use storytelling interno: muéstrele al equipo casos (sin nombres) de “lo que pasó” y “cómo lo resolvimos”, para que sepan que la empresa actúa y protege al talento íntegro.

d) Procedimientos disciplinarios ágiles

• Defina el flujo para cuando se detecte una incapacidad sospechosa: auditoría interna, llamado de descargos, proceso disciplinario o terminación de contrato.

• Use como apoyo lo que se describe en el artículo “Despidode trabajador por presentar incapacidad médica falsa”. 

e) Revisión del talento y riesgo humano

• Aproveche los datos de gestión humana para identificar tendencias: por ejemplo, ausencias prolongadas, incapacidades consecutivas, patrones que puedan indicar fraude.

• En mi experiencia, convertir este seguimiento en indicador de “riesgo de compromiso” otorga ventaja competitiva.

Integrando gatillos de ventas del libro “Catapulta Tus Ventas”

En mi labor de consultoría, siempre retorno al mensaje central del libro Catapulta Tus Ventas: la confianza es la moneda más valiosa en la relación proveedor-cliente. Aplicado internamente en su organización: cuando su equipo actúa con integridad, usted proyecta una empresa confiable hacia clientes, proveedores, entidades regulatorias y el mercado en general. Pongámoslo así:

• Prueba social: Muestre cómo su organización protege el talento comprometido y actúa frente al riesgo humano. Eso fortalece la cultura y su marca empleadora.

• Autoridad: Al implementar procesos sólidos, usted se posiciona como líder en gestión humana, no solo en materia restringida a nómina.

• Urgencia suave: “Si no lo hacemos ahora, el costo para el año que viene puede ser mucho mayor”. La prevención es menos costosa que el remediar un escándalo laboral.

• Curiosidad: ¿Quiere saber cuántos días de ausencia “inexplicada” pueda indicar un riesgo de fraude? Descúbralo con nuestro servicio especializado de evaluación de talento. <a href="https://outlook.office365.com/owa/calendar/TodoEnUnoNET@todoenuno.net.co/bookings/">Agenda tu consulta personalizada</a>

8. Casos reales y comparativos

He visto una empresa manufacturera en Bogotá donde 3 empleados presentaron incapacidades consecutivas de 7 días cada uno, durante dos meses. Al cruzar datos, descubrimos que los certificados provenían de una misma clínica privada de dudosa reputación. Al implementar la verificación con la EPS, la empresa redujo un 20 % los días perdidos por errores humanos o abusos en el primer semestre posterior. Por supuesto, comunicamos internamente: “no estamos en contra de las incapacidades legítimas; estamos a favor del compromiso y la responsabilidad compartida”.

Otro caso – en una empresa de servicios en Medellín – el análisis de patrones de ausencias detectó un comportamiento atípico: personas que presentaban incapacidades justo antes o después de puentes festivos. El programa de gestión humana implementado evitó la pérdida de un contrato importante porque el cliente detectó el nivel de ausentismo y lo vinculó al cumplimiento del servicio. Desde entonces, la empresa reforzó el control y fortaleció su oferta de valor frente al cliente.

Hace unos años, como fundador de TODO EN UNO.NET, asesoré a una empresa familiar en Manizales que estaba enfrentando altos costos por ausencias laborales. El propietario me comentó: “Julio, no sé si confiar más en mis colaboradores o controlarlos como comienzan a sentir”. Juntos diseñamos un sistema completo: política de incapacidades, verificación, formación y cultura de compromiso. En seis meses, esa empresa redujo un 12 % sus días perdidos asociados a incapacidades y mejoró la percepción interna de fairness entre empleados. ¿Y lo más importante? Los colaboradores vieron que la empresa los protegía y valoraba, y ellos respondieron. ¿Y usted? ¿Cómo está gestionando la integridad del talento en su organización?

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