“Lamento que haya funcionado”: una lección renovada sobre soluciones que no resuelven y el poder de la mejora continua empresarial

En el entorno empresarial actual, ya no basta con que una solución “funcione”; debe hacerlo bien, alineada con la estrategia, cultura y propósito de la organización. La frase “lamento que haya funcionado”, atribuida a Néstor Santos en su experiencia profesional, nos recuerda que es preferible una pausa estratégica que arrastrar un proceso malo aunque aparentemente funcione. En este artículo, actualizamos esa reflexión al contexto de 2025 y adaptada a la realidad colombiana. Aquí encontrarás cómo identificar recomendaciones obsoletas, transformarlas en mejoras funcionales, y cuándo es momento de reestructurar. Como especialista en administración, gerencia, proyectos y con amplio conocimiento de la Organización Empresarial Todo En Uno.NET desde 1995, te ofrezco una mirada crítica, práctica y con enfoque inmediato. Te invito a ver la transformación no solo como cambio, sino como evolución consciente de procesos, cultura y tecnología.

En muchas empresas se consolida la idea: “Esto funciona, así que lo mantenemos”. Pero, ¿sirve al propósito? A veces mantener algo operativo implica aceptar ineficiencias, excesos de inversión o rigidez que obstaculizan la evolución. En proyectos que asesoré desde Organización Empresarial, vimos casos donde procesos manuales parecían generar resultados, pero concordaban con elevados costos operativos y alto nivel de rotación del personal. No es suficiente con que algo ande: debe hacerlo bien, alineado con objetivos organizacionales, recursos y necesidades reales.

La experiencia de Néstor Santos y su reflexión “lamento que haya funcionado” no es un reproche, es una llamada de atención. En un artículo en LinkedIn que actualizamos para el presente, se enfatiza la importancia de reconocer que solucionar mal genera trabajo mal hecho, desmotivación y desgaste técnico. Aquí no hablamos de eliminar soluciones útiles, sino de reconceptualizarlas: cómo transformarlas en recomendables, útiles y escalables.

Hoy, en Colombia, donde la productividad, la innovación y la gestión del cambio se vuelven cada vez más importantes, el reto es convertir lo “funcional” en algo “eficaz, efectivo y sostenible”. Y para eso es fundamental desarrollar una mirada crítica constante y una cultura de mejora continua.

1. Identifica soluciones funcionales, no solo operativas

Analiza desde ya cuántos procesos existen “porque funcionan”, sin medir su desempeño. Aplica la metodología del artículo “¿Se requiere de una evolución?” (ver aquí), donde se describe cómo evaluar si una solución cumple realmente los requisitos de eficiencia y pertinencia estratégica. ¿Se está resolviendo la causa raíz o sólo el síntoma?

2. Evita la trampa del “funciona, aunque mal”

Un proceso que funciona a medias genera retrabajo. Desde nuestra experiencia en Mi Contabilidad Confiable y Rápido, hemos detectado empresas con controles contables operativos pero mal diseñados, que generan conciliaciones manuales constantes y altos costos humanos (leer más). Cuando reconoces que una solución funciona "a medias", es momento de replantearla.

3. Aplica criterios de evaluación continua

En proyectos de Organización Empresarial Todo En Uno, trabajamos con indicadores claros: tiempo de ciclo, errores, costos y niveles de satisfacción. Si un proceso ya implementado no mejora sus KPI, hay que reconceptualizarlo, no mantenerlo por inercia.

4. Transforma los procesos obsoletos con enfoque funcional

Recuerdo el caso de una empresa del sector servicios: un sistema manual generaba cotizaciones y, aunque funcionaba, tardaba días y estaba lleno de errores porque dependía del conocimiento tácito de usuarios. Diseñamos un flujo automatizado con un asistente simple en Excel integrado al CRM, y no solo se redujo el tiempo en un 50 %, sino que aumentó la satisfacción del equipo y del cliente.

El cambio queda en el blog de Cumplimiento Habeas Data, donde describimos cómo sistemas simples pueden ser funcionales si están bien diseñados y cumplen normativa (ver enlace). Lo importante no es la herramienta perfecta, sino que cumpla bien su propósito.

5. Capacitación, cultura y seguimiento

Una solución puede funcionar técnicamente, pero no culturalmente. En Bienvenido a mi Blog, hablamos de la importancia de la cultura organizacional para que la mejora sea sostenible. Si el equipo no entiende el cambio, el proceso no dura.

Un ejemplo práctico: en una empresa manufacturera se cambió un sistema de control de inventario. Aunque la herramienta era robusta, el cambio se estancó por falta de capacitación y resistencia. Con un plan de acompañamiento y entrenamiento, logramos no solo adopción, sino mejoras continuas.

6. Vincula lo tecnológico con lo administrativo y gerencial

Desde formación gerencial hasta gestión de proyectos, todos los líderes deben entender que tecnología sin propósito no es transformación. En el Campus de Organización Empresarial hemos implementado talleres donde se vincula el uso de herramientas con indicadores de gestión y ROI. Solo así la tecnología deja de ser moda y se convierte en funcionalidad real.

7. La mejora continua es una actitud, no un evento

La frase “lamento que haya funcionado” debería ser un disparador constante en las reuniones de revisión. Preguntas como “¿Lo hacemos porque funciona o porque es útil hoy?” deberían formar parte de la gestión diaria. Si no tenemos estos espacios de reflexión, no construimos ambiente de innovación.

Te invito a tomar hoy mismo esa mirada crítica sobre tus procesos. Si tienes soluciones que funcionan, pero sabes que pueden mejorar, estamos para ayudarte:

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