La planificación y la ejecución son dos partes inherentes del proceso de resolución de problemas, que permite a las organizaciones gestionar el tiempo y la carga de trabajo de manera eficiente, como así también alcanzar los objetivos a largo plazo. Ambos términos están intrínsecamente relacionados, ya que sin una planificación efectiva de las acciones la ejecución no podrá realizarse de forma ordenada y precisa generando los resultados esperados. Para encaminar tu empresa en la dirección que deseas, es primordial entender el rol que juegan estos conceptos.
Normalmente, la planificación está más vinculada al proceso de búsqueda de una solución lo más eficiente posible entre diversas alternativas, mientras que la ejecución es la puesta en marcha de esa solución. Por consiguiente, en función del tiempo dedicado a la planificación de ciertas estrategias para resolver un problema, la ejecución del plan será más dinámica y eficaz o presentará dificultades durante el proceso. Muchas veces a los líderes empresariales les cuesta encontrar el equilibrio entre planificación y ejecución, porque tienden a priorizar una de las dos.
Sin embargo, divagar en la planificación solo hará que pierdas demasiado tiempo para tomar decisiones específicas y que la ejecución del plan de acción se dilate en el tiempo. Es fundamental evitar que la planificación se convierta en una digresión procurando enfocarse en lo verdaderamente importante para el alcance de los objetivos. De esta forma, la ejecución logrará bajar a tierra más fácilmente esas acciones previamente planificadas. En este artículo, buscamos establecer un balance entre planificar y ejecutar para evitar enfrentar los términos planificación vs ejecución.
Planificación vs ejecución: ¿Qué desventajas supone el exceso de planificación?
Muchas veces, nos resulta difícil establecer ese equilibrio entre planificar y ejecutar, ya que, o le dedicamos más tiempo a una o bien a otra, dependiendo de las necesidades y urgencias de una empresa. Demorar mucho en planificar puede dar la falsa ilusión de que el plan de acciones será más efectivo que si se lo realiza empleando el menor tiempo posible. Esto no significa que deben necesariamente acelerarse los tiempos de planificación para dar paso a la ejecución, sino centrarse en lo que aporta valor.
Hay que tener en cuenta que la ejecución va a realizar aquello que fue trazado de antemano en un plan de acción e intentará seguir en esa dirección sin desviarse. Por tal motivo, la ejecución terminará siendo un reflejo material de las ideas plasmadas, y si estas son vacilantes y repensadas se van a traducir a la práctica. Por esta razón, existen ciertas desventajas en planificar demasiado que deberías conocer.
1. Reducción de la productividad.
El exceso de planificación puede generar una baja en la productividad debido a una exagerada necesidad de control de las variables internas y externas. Si bien es posible controlar algunas variables internas con planificación para reducir el impacto, como tener el calendario de todas las actividades a realizar de una persona durante dos o tres semanas, es imposible controlarlo todo, especialmente las variables que no dependen de las decisiones de la organización. Planificar de más solo hará que te desvíes de los objetivos que te propones alcanzar.
2. Riesgo de procrastinación.
Planificar en exceso también puede hacer que procrastinemos sin darnos cuenta. Es normal que cuando estamos pensando estrategias para un plan de acción surjan muy buenas ideas y nos cueste decidir entre las mejores. A veces, para no limitar las acciones a una sola, los responsables de la planificación barajan varias alternativas y se las ingenian para conectarlas, lo que puede llegar a complejizar las vías de ejecución del plan estratégico.
Naturalmente, se tarda más en llevar a cabo una planificación tan milimétrica sin que deje cabos sueltos donde se puedan filtrar los errores. Procrastinar implica perder el tiempo productivo en nada específico y distraerse con facilidad de los objetivos trazados. Por eso a la hora de planificar no conviene desviarse del objetivo, y todas las acciones deben contribuir al logro de dicho objetivo; de lo contrario, no estarás aportando valor y solo lograrás retrasar la ejecución.
3. Dilación indefinida de la ejecución.
La postergación indefinida de la ejecución debido a una extendida planificación puede poner en riesgo el alcance de los objetivos planteados, lo que revela inseguridad en el cumplimiento de estos objetivos. De ahí la necesidad de querer controlar hasta el más mínimo detalle. Una planificación bien realizada ya contempla la resolución de problemas, por lo que puedes planificar para tener un seguimiento de las acciones que se irán ejecutando y anticipar algunos riesgos o errores, pero también te brinda la posibilidad de resolver problemas en tiempo real, cuando ya la planificación dio paso a la ejecución.
Planificación vs ejecución: ¿Cómo encontrar el balance entre planificar y ejecutar?
Piensa en la planificación como una escalera en donde los peldaños representan las acciones más importantes para alcanzar los objetivos a largo plazo, los cuales se encuentran por encima del peldaño más alto de la escalera. La ejecución va a representar el ascenso a través de esa escalera. Si buscas que tu planificación no se extienda más de lo debido y la ejecución se acople a ella perfectamente, aquí te damos algunos consejos prácticos.
1. Aprende a priorizar.
Tanto para la planificación como para la ejecución, es necesario aprender a priorizar para delimitar las acciones más importantes de las que no lo son, a fin de avanzar en lo que realmente agrega valor a la empresa y promueve el logro de los objetivos. Saber priorizar te ayudará en la planificación reduciendo el tiempo de ejecución, porque las acciones del plan estarán claras y todos los colaboradores sabrán cómo y por qué están haciendo las cosas.
2. Define indicadores clave desde la planificación.
Los indicadores están hechos para medir las actividades y tareas que mejor se conectan con los objetivos. Puedes incluir indicadores de eficiencia y resultados sobre la base de acciones clave que se vinculen con los objetivos estratégicos. Siempre que haya indicadores tendrás control sobre lo que está en ejecución, por lo que sabrás si avanzas, si las tareas se están realizando de la manera correcta o no, y si el resto de tu equipo obtiene visibilidad del proceso en ejecución.
3. Deja un tiempo para los imprevistos.
Por último, si lo que te preocupa son los riesgos o amenazas que podrían entorpecer el alcance de los objetivos, aunque no puedas controlarlo todo, puedes reservar un tiempo para trabajar en la gestión de riesgos y así lograr un mayor margen de previsibilidad que te aporte una mayor seguridad de acción en lo sucesivo. Evita que tu plan de acción sea demasiado rígido o estático, ya que lo rígido tiende a romperse y no servir más ante una situación de crisis. En cambio, un plan flexible tiende a adaptarse al nuevo estado de cosas para ser más funcional.
En definitiva, en lugar de pensar los términos planificación vs ejecución, debes buscar un balance en donde se planifique en función de las prioridades de tu empresa para alcanzar los objetivos a largo plazo, y luego se ejecute en función de esa planificación con acciones definidas y conectadas a esos objetivos. Además, la presencia de indicadores te mostrará visualizaciones del proceso en ejecución, desde el inicio hasta el trayecto final, a fin de permitir tomar decisiones y medidas cuando se manifieste algún problema o riesgo potencial.
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