Para todos los líderes empresariales que se han lanzado al mundo de los negocios, las consecuencias de una planificación incorrecta pueden ser severas. Cuando no se planifica no puede haber eficiencia y el día a día se vuelve improductivo y agotador. Una planificación bien realizada se distingue del resto porque orienta sus acciones hacia una dirección determinada. Muchos líderes actuales parten del plan de negocios para encaminar los objetivos de sus empresas. Sin embargo, no deberías limitar la planificación a una visión macro de tu negocio.
Absolutamente todos los aspectos de tu empresa se pueden llevar adelante con planificación, desde los procesos diarios y el reclutamiento hasta la toma de decisiones estratégica. Solo necesitas un plan de acción que materialice lo planificado y haga cumplir los objetivos a largo plazo. El problema aquí no es la falta de planificación, una vez que comenzamos a entender la importancia de planificar y lo ponemos en práctica, sino saber si la estamos haciendo de la manera correcta y si realmente aporta valor a la empresa.
Una planificación excesiva puede dilatar el tiempo postergando innecesariamente la ejecución, pero una planificación muy apresurada puede dejar detalles importantes librados al azar, que también terminarían perjudicando la correcta ejecución. En este artículo, desarrollamos los principales problemas de una planificación incorrecta e incluimos algunas buenas prácticas.
Principales síntomas de una planificación incorrecta y qué hacer al respecto
Planificar de la forma adecuada genera resultados visibles en tu empresa, ya que te ubica en una posición de control de la situación, lo que te asegura una mayor seguridad y nivel de previsión para el futuro. A continuación, enumeramos los problemas más comunes de no planificar como corresponde.
1. Pérdida de oportunidades.
La mejor manera de alcanzar los objetivos organizacionales es identificando nuevas oportunidades, las cuales tienen un margen de tiempo para cumplirse antes de que desaparezcan o se convierta en la oportunidad de un competidor. Con una planificación incorrecta, te arriesgas a pasar por alto las fechas límite para cerrar un acuerdo de negocios, una alianza estratégica con un proveedor importante, organizar un evento internacional, entre otras oportunidades que solo surgen cuando planificas.
Traza un camino de objetivos realistas de acuerdo con la situación de tu empresa y esfuérzate en no desviarte de ese camino. Verás que las oportunidades llegan cuando sabes dónde estás parado.
2. Asignación inadecuada de recursos.
Aunque tengas en puerta un gran proyecto para impulsar el crecimiento de tu empresa, si no cuentas con los recursos necesarios no podrás llevarlo a cabo. Para realizar cualquier proyecto a corto, mediano y largo plazo, debes identificar la cantidad y el tipo de recursos que son requeridos para alcanzar los objetivos. Asignar recursos correctamente y en la cantidad correcta no es posible sin planificación. La falta de organización desencadenada por una planificación deficiente de los recursos se traduce en proyectos inconclusos y objetivos sin alcance.
3. Reducción de la eficiencia.
Sin una planificación adecuada, no es posible lograr eficiencia, porque planificar implica incluir procesos que estandarizan las tareas y actividades de las personas haciendo que el trabajo del día a día sea más ordenado y que solo sean incluidos los procesos críticos. Esto permite a la vez que los objetivos estén respaldados por estos procesos y toda la organización esté alineada. Cuando no hay procesos ni una planificación efectiva, no puede haber eficiencia y cada colaborador realizará su trabajo como mejor le convenga.
4. Incertidumbre en el alcance de los objetivos.
La incertidumbre generalmente surge cuando no están claros los objetivos o el plan de acción para alcanzarlos. Esto puede provocar que tu equipo no esté demasiado comprometido con las tareas que les asignan, ya que tampoco sabrán por qué hacen lo que hacen. Del mismo modo, no entenderán el valor que aportan a la visión y misión de la organización, y en consecuencia no producirán los resultados esperados.
Para el logro de los objetivos, es necesario que el personal cuente con una dirección definida que no se limite al corto plazo, sino que las metas deberían ser desglosadas por área y por proyecto para favorecer su ejecución. Una comunicación efectiva entre departamentos es fundamental durante la planificación, tanto de las actividades interdepartamentales como de las metas organizacionales.
5. Ausencia de competencia en el mercado.
La falta de una planificación sólida y de calidad puede ocasionar una desventaja competitiva, ya que para planificar se necesitan datos y análisis, lo que te permite conocer mejor a tu público objetivo a la hora de lanzar nuevos productos o servicios, o simplemente para enfocar más estratégicamente tu propuesta de valor actual. Procura tener datos actualizados de los cambios del mercado periódicamente para evitar el estancamiento comercial.
En síntesis, puede revelarse una planificación incorrecta en tu empresa si notas que pierdes oportunidades de nuevos negocios en el mercado, los recursos no son asignados de la manera adecuada, la eficiencia de tu empresa decrece, peligra el alcance de los objetivos organizacionales debido a la incertidumbre y dejas de ser competitivo en el mercado.
Puedes evitar estos síntomas o reducir su impacto si planificas desde el principio incluyendo procesos para sostener toda la carga de trabajo. Esto mejora la productividad radicalmente porque todo tu equipo realizará las tareas siguiendo una determinada secuencia de pasos y cumpliendo un cronograma. Identifica los recursos necesarios siempre al inicio de la planificación evaluando todos los escenarios posibles y asegúrate de mantener una comunicación efectiva con tu equipo que favorezca la alineación de los objetivos operativos con los objetivos estratégicos.
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