Una herramienta de productividad empresarial es un programa destinado a digitalizar y automatizar determinados procesos repetitivos, para así mejorar el desempeño y el rendimiento en la organización. En el campo jurídico, existen distintas herramientas de legaltech creadas para agilizar y optimizar el trabajo administrativo y legal, recurso valioso para aquellas firmas de abogados que le hacen frente a la nueva normalidad de teletrabajo.
Importancia de la herramienta de productividad.
El activo más importante para una firma de abogados es el tiempo, y su productividad depende, en primera instancia, de la cantidad de horas invertidas para realizar cada trabajo jurídico. Por esta razón, es indispensable dotar al equipo con alguna herramienta de productividad que les permita a los abogados producir más cantidad de trabajo jurídico en el menor tiempo posible.
En este sentido, los software de productividad permiten aumentar la cantidad de horas cobrables (productivas) y disminuir las horas no cobrables (improductivas), estas últimas son las que se suelen dedicar a tareas no jurídicas, como por ejemplo las tareas administrativas de facturación al cliente.
Dicho esto, para mejorar el rendimiento de los abogados y, por tanto, la rentabilidad de la firma es necesario contar con dos tipos de soluciones tecnológicas: las herramientas de medición de productividad y las herramientas para mejorar la productividad en la empresa.
Características de las herramientas de productividad.
Entre las principales características de las herramientas de productividad destacan las siguientes: Hay software de productividad que funcionan tanto online como offline.
Las herramientas de productividad más especializadas tienen una función para medir el tiempo de trabajo de los usuarios.
Por lo general, las tecnologías más modernas realizan un análisis del registro de horas de los usuarios, para generar informes de productividad automáticamente.
Existen herramientas de productividad con funcionalidades adicionales muy útiles, como la facturación electrónica.
Desventajas y ventajas de las herramientas de productividad.
Conocer las desventajas y ventajas de las herramientas de productividad nos permite comprender, a su vez, qué hay que tener en cuenta sobre los aspectos positivos y negativos de implementar este tipo de tecnologías en la empresa.
Ventajas de las herramientas de productividad.
Algunas de las ventajas de las herramientas de productividad son las siguientes: Son fáciles de implementar digitalmente en la empresa.
Los procesos de configuración son muy intuitivos y rápidos.
Los informes de análisis de la productividad son generados automáticamente.
Con base en sus indicadores de medición, se puede mejorar la toma de decisiones en la empresa.
Las herramientas de productividad ayudan a diseñar estrategias para impulsar el rendimiento del personal.
Desventajas de las herramientas de productividad.
En líneas generales, no hay desventajas de las herramientas de productividad. Solo hay que tener en cuenta que al implementar estas tecnologías debes comunicarle al personal de forma clara y directa cuáles son tus razones estratégicas por las cuales tomaste esta decisión, ya que el personal puede sentir que tu intención es controlarlos y limitarlos.
De igual manera, hay que saber que para aprovechar al máximo las herramientas de productividad los usuarios deben contar con una conexión a internet estable. De esta forma, todos los usuarios pueden sincronizar e interconectar de forma rápida estas herramientas con otras plataformas digitales que emplee la firma.
Por otro lado, para minimizar las desventajas de las herramientas de productividad, lo más conveniente es elegir un programa de tipo Software as a Service (SaaS), para que pueda ser utilizado desde cualquier parte del mundo, a cualquier hora del día y desde cualquier dispositivo con conexión a internet (laptop, smartphone o tablet).
Herramienta para medir la productividad en la empresa.
Para diseñar estrategias que busquen mejorar la productividad en la firma lo primero que hay que hacer es, precisamente, medir el nivel de productividad actual, para así poder determinar de forma específica qué problemas hay que solucionar y cómo.
En este contexto, la medición de la productividad empresarial en una firma se hace con base en la cantidad de horas que los abogados dedican a tareas que pueden ser cobradas a los clientes. Estas horas son consideradas productivas, ya que le generan a la firma una utilidad. En cambio, las horas que los abogados dedican a tareas que no pueden ser cobradas (tareas no jurídicas) se consideran horas improductivas, ya que se trata de un tiempo de trabajo que no genera ningún tipo de ganancia.
Así, el cálculo específico del rendimiento de los abogados se puede realizar a través de herramientas para medir la productividad, las cuales se encargan de registrar con precisión las horas que los abogados dedican a cada proceso. Con base en ese registro de horas, la herramienta de productividad genera informes analíticos sobre: la relación entre horas productivas e improductivas, el desenvolvimiento del personal y la rentabilidad de cada proyecto.
Herramienta para mejorar la productividad laboral
Por otro lado, después de medir la productividad, hay que aplicar medidas para poder mejorarla, principalmente a través de los gestores de tareas. En este sentido, debes tener en cuenta dos cosas: En una firma de abogados existen numerosos deberes que no son solo jurídicos, sino también administrativos. Estos últimos se consideran improductivos, ya que al realizarlos no se obtiene ninguna utilidad. Por tanto, cuando el abogado se ocupa de labores administrativas, está gastando su valioso tiempo en tareas no jurídicas que, aunque importantes, no son facturables para la firma. Las tareas que sí son jurídicas y que, por ello, sí pueden ser cobradas a los clientes, a veces no se pueden realizar de forma eficiente. Por ejemplo, con tantas ocupaciones laborales, a veces los abogados no cuentan con el tiempo suficiente para realizar los trámites de forma presencial en las diferentes instituciones judiciales. En estos casos, lo ideal es que el letrado consiga realizar dichos procesos vía online, para que su productividad no se vea reducida.
Considerando las dos situaciones planteadas, en el sector legaltech existen herramientas de productividad capaces de digitalizar y automatizar tanto tareas administrativas repetitivas como procesos jurídicos. De esta manera, al utilizar un programa capaz de agilizar las tareas administrativas, el abogado logra optimizar su tiempo, y disponer de más horas disponibles para dedicarse a sus deberes judiciales.
Y de igual forma, al utilizar un programa capaz de agilizar los procesos jurídicos, el abogado puede realizarlos a una velocidad mucho mayor e, incluso, a través de internet. Esto evitará la necesidad de asistir presencialmente a algún organismo judicial del Estado.
Ejemplos de herramientas de productividad.
En América Latina, los ejemplos de herramientas de productividad más utilizadas por las firmas de abogados son TimeBillingX y CaseTracking.
TimeBillingX cumple dos roles: como herramienta para medir la productividad y como herramienta para mejorar los procesos administrativos. Esto gracias a sus múltiples funcionalidades, entre las que destacan las siguientes: Digitaliza y automatiza el registro de horas laboradas por socios y abogados.
Genera informes de productividad de acuerdo a las horas laboradas registradas.
Identifica los clientes y abogados más rentables para la firma.
Automatiza los procesos administrativos de facturación electrónica y de cobro masivo a clientes.
CaseTracking es un ejemplo de herramienta de productividad enfocada 100% a la optimización de los procesos jurídicos, haciendo posible que el abogado pueda llevarlos a cabo desde casa a través de internet. Para lograrlo, este software se encarga de: Conectarse y sincronizarse con las páginas de los Poderes Judiciales, lo que le permite al abogado gestionar sus procesos jurídicos vía online.
Emitir reportings personalizados sobre el avance de los procesos jurídicos.
Automatizar el envío de notificaciones sobre cualquier actualización o modificación de las causas judiciales.
Agendar audiencias, tareas, reuniones, etc. Así como también configura alertas y recordatorios sobre dichos eventos.
Crear flujos de trabajos para que todos los abogados de la firma participen de forma remota.
Así, con el uso de estos ejemplos de herramientas de productividad (TimeBillingX y CaseTracking) las firmas pueden darle una continuidad completa a sus servicios jurídicos desde casa, aprovechando todos los beneficios y las oportunidades de crecimiento que ofrece el teletrabajo, sin dejar que la distancia afecte en lo más mínimo los niveles de productividad empresarial.
Preguntas frecuentes sobre herramientas de productividad.
¿Cuáles son las herramientas de la productividad?.
Las herramientas de productividad son programas que miden, analizan e impulsan el rendimiento del personal.
¿Qué es una herramienta de mejora de productividad?.
Una herramienta de mejora de productividad es un programa que ayuda a agilizar tareas repetitivas y sencillas.
¿Cómo se utilizan las herramientas de productividad?.
Las herramientas de productividad funcionan de forma automática, registrando y analizando las actividades del usuario sin interferir con sus labores.
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