Imagina que tu empresa es un gran organismo. Podríamos decir que tus colaboradores y colaboradoras son como pequeñas células que llevan a cabo todas las funciones necesarias para su supervivencia. Cuando una célula no lleva a cabo sus funciones, el organismo empieza a fallar y enferma.
Así como nosotros asistimos al médico para que nos trate cuando tenemos un padecimiento, las empresas también deben ser sometidas a un escrutinio constante para detectar irregularidades y evaluar si tiene una buena salud o si es necesario tomar alguna medida para mejorar su estado. Esto es algo que conocemos como diagnóstico empresarial.
Si quieres saber más sobre este apasionante tema continúa leyendo, pues en este artículo hablaremos de la importancia de realizar diagnósticos a tu empresa, algunos métodos de evaluación comunes e ideas generales para su aplicación.
¿Qué es un diagnóstico empresarial?
Un diagnóstico empresarial es una evaluación de la gestión, operatividad y funcionamiento de una empresa que tiene como objetivo detectar sus fortalezas y debilidades para generar estrategias que eleven su bienestar y desempeño.
Importancia del diagnóstico empresarial
La importancia de los diagnósticos empresariales es obvia: nadie puede solucionar un problema si no es consciente de que ese problema existe. Un diagnóstico empresarial busca detectar las áreas de oportunidad de una empresa y es un paso previo al diseño de estrategias para atacar los factores que han detonado una limitación.
Un diagnóstico empresarial también puede ayudarte a identificar las cosas que estás haciendo bien en tu empresa. Cuando tu evaluación demuestra que operativa, financiera y administrativamente tu compañía tiene una buena salud, lo que debes hacer es conservar este buen estado mediante la inversión y perfeccionamiento de tus métodos y formas de trabajo.
Como puedes ver, llevar a cabo estas evaluaciones puede ahorrarte tiempo y recursos, ya que al identificar tus fortalezas y debilidades estarás más preparado para tomar decisiones estratégicas.
5 tipos de diagnóstico empresarial
Para llevar a cabo un diagnóstico empresarial existe una gran diversidad de metodologías. Hay quienes utilizan métodos propios para analizar el comportamiento de la organización en tareas específicas y hay quienes prefieren contar con un experto auditor que evalúe el desempeño global de la empresa. Todo depende de qué quieras evaluar, cómo quieras hacerlo y de los recursos de los que dispones para su realización.
Veamos los tipos de diagnóstico más comunes.
1. Diagnóstico organizacional
El diagnóstico organizacional es el más común ya que sus resultados dan cuenta del modo en que una empresa gestiona sus engranajes. Si la empresa funciona como una máquina, lo mejor será monitorear sus partes para corroborar que todas sus partes trabajan armónicamente.
Estos diagnósticos permiten a las empresas organizar mejor sus departamentos e identificar qué papel desempeña cada trabajador, quiénes pueden liderar mejor a un equipo y cómo los diferentes departamentos pueden generar una mejor sinergia.
Algunas herramientas que pueden ser aplicadas para un diagnóstico organizacional son: Análisis FODA, para la detección de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
Entrevistas uno a uno, para obtener información cualitativa.
Análisis gráficos, para la identificación visual de la estructura de la organización y de los elementos que están influyendo en su estancamiento o progreso.
2. Diagnóstico funcional
Los diagnósticos funcionales giran en torno a identificar áreas de oportunidad en el funcionamiento de la empresa. A través de un diagnóstico funcional sabrás qué tareas se realizan, cómo se desempeñan tus colaboradores y cuál es el valor de su trabajo. Estas pruebas permiten a las empresas llevar a cabo acciones correctivas cuando sea necesario y promover la productividad y eficiencia.
Algunas herramientas que pueden ser aplicadas para un diagnóstico funcional son: Analítica de datos, para obtener valores cuantitativos sobre la productividad.
Entrevistas con líderes, para evaluar el trabajo de los equipos.
Evaluaciones técnicas, que permiten medir los conocimientos y habilidades de los trabajadores.
3. Diagnóstico cultural
Las evaluaciones culturales tienen como fin identificar el estado de las relaciones internas de una organización desde un punto de vista más humano. El interés es saber si los empleados comparten una visión común y si existe un buen nivel de satisfacción entre los colaboradores.
Las empresas que trabajan constantemente en su cultura generan equipos de trabajo más sólidos pero esta cultura siempre tiene que estar en relación con las demandas, intereses y expectativas de aquellos que dan vida a la empresa.
Algunas herramientas que pueden ser aplicadas para un diagnóstico cultural son: Encuestas de satisfacción, que dejarán ver el nivel de bienestar de los empleados.
Evaluaciones psicométricas, que ayudarán a asegurar que se cuenta con un espacio de trabajo seguro, armónico y eficiente.
Entrevistas con el personal, para identificar los puntos en común y las necesidades de cada miembro de la empresa.
4. Diagnóstico estratégico
Existe un tipo de diagnóstico que cualquier empresa debe llevar a cabo para saber si su forma de afrontar los retos está funcionando.
El diagnóstico estratégico puede evaluar la evolución de una empresa e identificar aquellos planes de acción y estrategias que mejor han funcionado para su crecimiento. Este diagnóstico ayuda, además, a reforzar métodos de trabajo, a sustituir o priorizar objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo y a dar cuenta del modo en que una empresa se ve condicionada por el medio en el que opera.
Algunas herramientas que pueden ser aplicadas para un diagnóstico estratégico son: Análisis PEST, que busca identificar las relaciones existentes entre una empresa y los medios político, económico, social y tecnológico en los que se desenvuelve.
Estudio de las cinco fuerzas de Porter, que ayuda a identificar la influencia de la competencia en la toma de decisión empresarial.
Modelo de las siete S, diseñado para afrontar los factores fundamentales que determinan la estructura de una organización (estrategia, estructura, sistemas, estilo, valores compartidos, personal y habilidades).
5. Diagnóstico integral
El último tipo de diagnóstico es el más difícil de realizar, ya que involucra a todos los anteriores métodos de evaluación. Los diagnósticos integrales tienen la ventaja de ofrecer un panorama completo de lo que pasa dentro de una empresa y permite establecer relaciones complejas entre diferentes elementos.
Esto hace evidentes cosas que generalmente pasaríamos por alto, permitiendo diseñar estrategias holísticas para optimizar la salud de la empresa. Generalmente estos estudios son llevados a cabo por auditores o consultores externos a la empresa, lo cual asegura objetividad y un buen manejo de los datos.
Todas las herramientas que hemos visto hasta ahora pueden integrarse en este tipo de diagnóstico. Al complementarlas obtendrás más información de tu empresa.
Recuerda que todas las empresas tienen un desarrollo único que ocurre a su propio ritmo. Mientras que algunas experimentan un crecimiento lento, otras llegan a ser referentes del mercado en poco tiempo. Ambos caminos son válidos, lo importante es reconocer que cada uno requiere la aplicación de herramientas de diagnóstico diferentes, en función de aquello que se intenta identificar.
¿Cómo hacer un diagnóstico empresarial?
Define tus objetivos
Prepara a tu equipo
Recaba los datos
Evalúa tus resultados
Lleva a cabo una retroalimentación
Cada método que hemos abordado implica diferentes procesos y que cada herramienta demanda un modo de aplicación particular. Sin embargo, existen algunos consejos generales que deberás tomar en cuenta antes, durante y después de llevar a cabo tu diagnóstico. Veamos con detalle estos pasos.
1. Define tus objetivos
A pesar de que no es posible saber los resultados de un diagnóstico antes de llevarlo a cabo, es necesario que establezcas cuál es el objetivo (lo que esperas ver).
En primera instancia siempre debe haber una disposición para mejorar las debilidades de tu empresa. Si no estás preparado para afrontar estos retos no es recomendable que lleves a cabo la evaluación, ya que solo te dejará con la sensación de que las condiciones de la empresa te han sobrepasado.
Si quieres realizar un diagnóstico, deberás conocer los alcances que tendrá en tu empresa y estimar un resultado, aunque este sea poco certero. Es decir, debes tener una percepción y expectativas claras sobre tu empresa para ser más realista en el futuro y encontrar disonancias entre lo que tú crees y lo que los hechos revelan.
2. Prepara a tu equipo
Un diagnóstico empresarial solo puede llevarse a cabo cuando todos en la organización aportan información verídica y honesta sobre la compañía, su nivel de satisfacción y su propio desempeño. Recuerda que el interés es conocer de forma objetiva la realidad de tu organización.
Por eso resulta esencial que comuniques a tus trabajadores la relevancia de ciertas herramientas, como las encuestas y entrevistas personales. De este modo sabrán que su colaboración es imprescindible para detectar los puntos críticos.
Sin embargo, existen algunas ocasiones en las que no debes notificar a tus equipos sobre la estrategia de evaluación, ya que puede alterar los resultados. Por ejemplo, si informas que harán un análisis de resultados, los trabajadores inconscientemente tratarán de lograr un mejor desempeño y tus métricas no corresponderán a la realidad cotidiana.
3. Recaba los datos
Esta es la parte más importante del proceso y requiere que cuentes con personal capacitado para su ejecución. Dentro de una empresa generalmente esto corresponderá al área de recursos humanos o a las divisiones directivas.
Si no cuentas con profesionales capacitados para llevar a cabo el proceso siempre puedes apoyarte en agentes externos, como auditores o consultores.
Al recabar los datos es importante resguardarlos para los siguientes pasos. Apóyate en plataformas de encuestas digitales, bases de datos o herramientas de evaluación automatizadas para mantener íntegra e inalterada tu información.
4. Evalúa tus resultados
Este paso depende directamente de la recopilación de datos. Sin embargo, hay algunas herramientas que, por su naturaleza, requieren llevar a cabo un proceso de análisis posterior.
Si, por ejemplo, has aplicado un método de evaluación FODA en todos tus empleados, deberás llevar a cabo una interpretación de los resultados para encontrar fortalezas y debilidades comunes entre tus trabajadores o para hallar áreas de oportunidad y amenazas que ellos perciben respecto a tu compañía.
Nuevamente no hay mejor lugar para llevar a cabo este análisis que a través de tu departamento de Recursos Humanos. Al conocer a tu equipo de trabajo y ser los responsables de su gestión, el proceso será más eficiente y familiar.
5. Lleva a cabo una retroalimentación
Tu batería de pruebas ya te ha dado la información que requieres sobre tu empresa. Probablemente el resultado te muestre que algo no está del todo bien; ya sea que un departamento es menos productivo que los demás, que tus estrategias no son competitivas en el mercado o que existe un ambiente tóxico en tus espacios de trabajo.
Esta información solo adquiere relevancia cuando las empresas reaccionan a la problemática y generan un plan de acción para contrarrestar los factores que afectan a la empresa y para incentivar el mantenimiento de los que la están beneficiando.
La retroalimentación consiste en utilizar los datos recabados y los resultados obtenidos para atender tus carencias, modernizando a tu empresa e implementando los cambios que se requieran para continuar con el progreso de tu organización.
Si ya estás listo para diseñar tu estrategia de diagnóstico empresarial te recomendamos dar un vistazo a las opciones que en HubSpot te ofrecemos para aplicar algunas de las herramientas que hemos mencionado. Entre nuestros recursos encontrarás plantillas para análisis FODA hasta nuestra plataforma Operations Hub para ayudarte en tu camino al éxito.
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